Use Case · Demo mit fiktiven Daten
Vorgangsakte statt Mailflut.
„Fasse mir die letzten 15 E-Mails zu diesem Vorgang zusammen und formuliere eine Antwort.“
Dieser eine Satz beschreibt, was Büroarbeit heute frisst: Verläufe rekonstruieren, Stände zusammensuchen, Antworten formulieren. Der Posteingangs-Lotse bündelt E-Mails zu Vorgängen, fasst zusammen – mit Beleg zu jeder Aussage –, entwirft die Antwort, lernt aus Ihren Änderungen und legt Erledigtes nach Regeln ab. Bis der Posteingang leer ist.
Die Simulation
Ein Vormittag im Posteingang – bis er leer ist.
Wieder die fiktive HANSA Antriebstechnik GmbH. Arbeiten Sie die drei Vorgänge ab – ändern Sie ruhig einen Entwurf, der Lotse lernt daraus für den nächsten. Jede Freigabe legt die Mails automatisch ab; den Effekt sehen Sie im Reiter Ordner.
Heute antworten 3 Vorgänge
Kann warten 2
Nur Kenntnis 2
Wählen Sie links einen Vorgang – Sie sehen den Mailverlauf und lassen den Lotsen zusammenfassen und antworten.
Vier Prinzipien
Was diesen Lotsen von einem Autoresponder unterscheidet.
Beleg je Aussage
Jeder Punkt der Zusammenfassung verweist auf die Mail, aus der er stammt – Nummer und Datum. Wer dem Lotsen nicht glaubt, prüft in einer Sekunde nach. Genau wie die Fundstellenpflicht beim Wissens-Lotsen.
Entwurf statt Autoversand
Der Lotse formuliert, der Mensch entscheidet. Keine Mail verlässt das Haus ohne Freigabe – bei heiklen Vorgängen (Reklamation, Preise) erst recht. Standardfälle werden als solche gekennzeichnet, die Verantwortung bleibt trotzdem sichtbar beim Absender.
Sichtbares Lernen
Was Sie im Überarbeiten-Modus ändern, ist Lernmaterial: Der nächste Entwurf öffnet bereits in Ihrer Tonlage – und sagt, woraus er gelernt hat. Im Echtbetrieb wird ein Muster erst nach wiederholter Bestätigung zum Standard, nicht nach einer einzelnen Änderung.
Ablage nach Regeln
Erledigte Vorgänge wandern automatisch in Ihre Ordnerstruktur – Kunde, Vorgangstyp, nachvollziehbar benannt. Die Regeln legen Sie fest, nicht der Zufall. Das Ziel ist kein Archiv für die Ewigkeit, sondern ein leerer Posteingang mit auffindbarer Vergangenheit.
Dahinter
Wie der Lotse arbeitet.
Triage nach Regeln
Der Eingang wird sortiert: Was braucht heute eine Antwort, was kann warten, was ist nur Kenntnisnahme. Die Einstufung folgt nachvollziehbaren Kriterien (Absender, Fristen, Vorgangstyp) – keine Blackbox-Wichtigkeit.
Mails zu Vorgängen bündeln
Zusammengehörige Mails werden zur Vorgangsakte: ein Kunde, ein Thema, ein Zeitstrahl – auch wenn Betreffzeilen wechseln und Kollegen in CC dazukommen.
Zusammenfassen mit Beleg
Das Sprachmodell fasst den Verlauf zusammen – jede Aussage mit Verweis auf die Quell-Mail. Widersprüche und offene Punkte werden ausgewiesen statt übergangen.
Antwort entwerfen – im Ton des Hauses
Der Entwurf folgt Ihren Formulierungen und Ihren Regeln: Was der Wissens-Lotse aus Richtlinien weiß (Rabattgrenzen, Zuständigkeiten), fließt in den Entwurf ein. Zwei Werkzeuge, eine Wissensbasis.
Freigeben, lernen, ablegen
Versendet wird nach Ihrer Freigabe. Ihre Änderungen am Entwurf sind Lernmaterial für künftige Entwürfe – derselbe Lernkreis, der unseren Service-Desk beim Kunden trägt. Danach legt der Lotse den Vorgang nach Ihren Regeln ab: Kunde, Vorgangstyp, fertig. Der Posteingang bleibt, was er sein sollte – eine Aufgabenliste, kein Lager.
Nächster Schritt
Ihr Postfach, Ihre Tonlage, Ihre Freigabe.
In einem Gespräch klären wir, welches Postfach sich für den Start eignet, wie Freigaben, Ablageregeln und Absenderlisten aussehen und was ein Pilot kostet. 20 Minuten, unverbindlich.
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